Bizottsági tag: elnök, bírálók, tag, titkár
- Lehetséges formátumok definíciója
- Személyes jelenlét: Mindenki személyesen van jelen.
- Hibrid: A bizottság egy vagy több tagja online csatlakozik, de a közönség és a jelölt személyesen van jelen.
- Online: Ekkor a védés teljesen online zajlik.
- Formátum egyeztetése
- Minden külső bizottsági tagot meg kell kérdezni, hogy személyesen jelen tud-e lenni (preferálva a személyes részvételt, de elfogadva az online részvételt is).
- A belső tagok személyesen vesznek részt.
- A jelölt szintén személyesen vesz részt, kivéve különös méltánylást igénylő esetekben (pl. külföldi személy aki már nem tartózkodik Magyarországon, egészségügyi probléma, stb.).
- Ha a jelölt csak online tud részt venni, akkor lehetőség van a teljesen online formátumot kérvényezni a doktori iskolától.
- Időpont egyeztetése
- Minden bizottsági tagnak kivétel nélkül megfelelő kell hogy legyen a választott időpont. Erről érdemes valamilyen bizonyítékot megőrizni (email, doodle, stb) a későbbi esetleges félreértések tisztázásához.
- Fontos, hogy a választott helyszínnek is szabadnak kell lennie, ami különösen a hibrid formátum esetében lehet szűk keresztmetszet. Tehát érdemes előzetesen tájékozódni a termek elérhetőségéről (l. lent).
- Helyszín kiválasztása (ezt már nem kell a bizottsággal egyeztetni!)
- Személyes jelenlét: Lehet bármilyen alkalmas helyszín, az Informatika Intezet, a TTIK, vagy a SZAB termeiben. Gyakori helyszínek az alagsori 6. terem (Árpád tér 2), a kari tanácsterem, vagy a SZAB székház valamelyik terme. A SZAB székházat kiemelten javasoljuk.
- Hibrid: Nagyon fontos, hogy hibrid védés esetén a helyszínek sokkal korlátozottabbak a szükséges technikai feltételek miatt, nem lehet mindenhol méltó körülmények között lebonyolítani. A lehetőségek a következők:
- SZAB székház díszterem: itt a SZAB munkatársai meg tudják teremteni a technikai feltételeket
- Riesz terem, Bolyai Épület. Itt rendelkezésre áll a megfelelő konferencia technika. Ez egy 40 fős, elegáns terem, de korlátozottan elérhető, mivel oktatás is folyik benne.
- Egyéb helyszín abban az esetben, ha ott a technikai támogatás megoldott.
- Online: jellemzően Skype, de igény esetén más is lehet. Kit kell keresni? Miután a formátum és a preferált helyszín is megvan, a dscs@inf.u-szeged.hu címen kérni kell a helyszínt (online esetében is), illetve a kontakt személy elérhetőségét (ha külső helyszín, pl SZAB, Bolyai épület, vagy kari terem).